2011-09-04

整合 GMail 帳號

我有四個常用的 GMail 帳號。

當然,GMail 早就不是邀請制了,甚至自己弄個 Google Apps,要有幾個帳號都不是問題。事實上,因為 Google 的 service 用得有點兇,從 GMail、Blogger、Reader、Sites、WebMaster、譯者工具包還有賺錢用的 AdSense,我還寧願只用一個帳號就滿足全部需要。

大多數的 service 的確可以做到,像 Blogger 這種寫作類的 service 都有提供其他作者協同寫作的功能、Reader 用匯入匯出的功能解決,剩下的 WebMaster 跟 AdSense 偶爾上去看一看(似乎也能開放給其他帳號,沒細究),倒也還過得去。

不過 GMail 就沒這麼簡單了,總不能用公司的帳號收信、卻用私人的帳號回信吧?所以之前的作法是同時開 Chrome 跟 Firefox,搭配無痕/私密瀏覽來解決......

實在有夠土砲的...... Orz

後來經高人指點,發現 GMail 早就想到這點了,還提供了兩個招數......

萬用基本招:POP + Send mail as
GMail 裡頭要把 A 帳號的信都轉到 B 帳號有兩種方法。第一種是選擇轉寄(Forwarding)、第二種是透過 POP3 取得信件。這裡建議是用 POP3 的方式,步驟如下:
  • 進入 A 帳號,將「POP 下載(POP Download)」的功能開啟。
  • 進入 B 帳號,在「從其他帳戶取得郵件(check mail using POP3)」新增一個帳號。這裡要注意一點,如果 A 帳號不是 xxx@gmail.com,而是由 Google Apps 提供的,記得在「使用者名稱」輸入完整的 email 帳號。另外 POP 伺服器就輸入「pop.gmail.com」、通訊埠選擇「995」
設定完成後,系統就會開始到 A 帳號檢查有無信件,有的話會抓回來並掛上對應(可設定)的標籤。

如果 Google 只做到這邊,那也不過就是功能稍微強一點 web 版的郵件軟體。重點在於「Send mail as」的功能,這功能在設定完「POP 下載」應該就會出現,也可以獨立設定。這是幹什麼的呢?它可以讓你用 B 帳號登入寄信,但是收信人看到的寄信者卻是 A 帳號。

如此,透過 POP 將另一個帳號的信彙整進來、寄信的時候可以用指定的帳號寄出去,事情解決了,萬歲! \囧/

萬能大絕招:Grant access to your account
萬用基本招雖然解決了,可是總覺得還是哪裡不滿足。最根本的問題是通訊錄:A 帳號的通訊錄得透過匯入匯出的方式才能帶到 B 帳號(雖然說回信之後會自動建立通訊錄),而且很容易就會變成公私不分的大雜燴。再者就是信件得依賴標籤的功能來區分,看/找起來並不是那麼快樂。有沒有更簡單的方式呢?

當然有!

在 A 帳號的「授權這些使用者存取我的帳戶(Grant access to your account)」增加 B 帳號的資訊,過一段時間(號稱半個小時)之後重新登入 B 帳號,就可以點選畫面右上角顯示帳號的地方,選擇「切換帳號」會出現 A 帳號,再點下去會另外開一個視窗...... YES! 直接變成 A 帳號登入的畫面了!

是的,除了沒有 Buzz、Chat、Calendar 這些 mail 以外的功能,其餘畫面操作跟 A 帳號登入時一模一樣。A、B 帳號可以同時掛在同一個瀏覽器底下,而且不用知道/輸入 A 帳號的密碼。另外,要同時代管幾個帳號也都不是問題、完全不會混亂。

不過這招有個限制,就是 A、B 兩個帳號的 domain name 必須是一樣的,foo@gmail.com 跟 mail@foo.com 是無法這樣設定的。

心得感想
不管是從哪個角度來看,都是感觸良多。

從軟體開發的角度,只能說自嘆不如。當然,上頭說得這些功能並不需要什麼高深的技術或演算法,問題在於細節很多:得同時兼顧方便性與安全性、還不能造成使用上的混亂與衝突,如果連版本演進的功夫一起算下去,Google 在軟體架構設計上真的是很可怕...... Orz

從評論軟體的角度,只能說,Google 始終展現了「不怕你用」的恢宏氣度。在那個 Hotmail、Yahoo 信箱免費空間大小了不起 50、100MB,GMail 直接給 1GB 的容量、一年後變成 2GB,然後玩起「空間隨著時間慢慢增加」的噱頭,到現在 7.xGB 還在持續增長中。我有點好奇誰能在正常使用下塞滿它......

Google 也不怕你開多個帳號佔據它的資源,不但不怕,還提供了許多功能方便讓你管理眾分身。我是已經很久沒用其他 mail service 了,不知道有哪家有做到如此程度?

從另一個角度來看,Google 的功能大多悄悄無聲無息地出現,像「POP3 下載」這功能,在開放時網路上有喧囂一陣,所以還有點印象。但是這篇提到的其他功能,就根本也不知道啥時候冒出來的,更不用講 GMail 裡頭 LAB 那一卡車的東西了。

不知道這些功能,使用上也沒啥大妨礙;多了這些功能,你也不會覺得被妨礙。

又不免吐槽一下 M$,M$ 常常怕使用者不知道他做了多少改變,問題是改變之後反而不知道要怎麼用了,想回頭用舊的版本還不行(最近才遇到 Windows 2000 安裝 Skype 5.x 版會死翹翹,還好網路上還有 4.x 的免安裝版可以用 [怒]),說明文件又爛得要命,難怪 M$ 連 Office 都可以推證照制度...... Orz

最後說回行銷面,我想這篇就是受到 Google 行銷手法(個人覺得不算行銷,但是人家科班出身的都這樣講了.....)影響下的產物:

  • 「這是啥功能...... =="」 or 「最近有一批功能好便宜 [誤]」
  • 哇靠!這他 x 的超好用的啦...
  • 什麼,你居然不知道? 好好好,我教你......
於是乎,推銷員有了、教育人員有了、甚至連文件撰寫人員也有了(雖然 Google 本身的文件、即使是中文版的也不差)。Google 沒有想一次就改變全世界,甚至可能根本沒有想改變全世界,比較像是「我需要用這個,你要用也歡迎」。但是,世界改變了......

「如何吃下一頭大象?」「一次吃一口」

嗯... 還有很長的路要走...... [遠目]