2007-05-11

哀號「上台報告」

其實我對上台報告這件事情很感冒。倒不是怕自己上台說話(以前比較「斃俗」的時候,平常根本不多話,但是站在講台上就話很多),而是怕別人上台說話。為了 得罪多一點人 \囧/,這裡的「別人」包括了 80% 的老師、99% 的同學,尤其是擺著投影片、看著投影片說話的講者。

坦白說,如果說是要 show 公式、虛擬碼、流程圖、圖片、表格,那也就算了。但是,現在普遍的觀感是,講者懶得記得(或是記不得)這些東西,然後丟在投影片上,可以看著講,還可以美其名說「一圖解千言萬語」。也就更不用講把台詞幾乎都放在投影片上頭的人了。

說真的,投影片到底是用來幹麼的呢?上課還發投影片紙本檔簡直就是嫌地球樹木太多。

我目前遇到能留下深刻印象的講者(其實不太多 [嘆]),一個是東海的陳以愛教授,另外一個是Friedman 在 MIT 的演講(也許還有其他人,不過暫時忘了 lol),統統都沒有用投影片 [怒吼]。

另外一個好玩的事情是,Friedman 在 MIT 的演講,開場提詞的 MIT 的校長 Charles Vest,他短短一兩分鐘的開場,也是魅力四射、印象深刻。後來看到他在亞太區域研討會的演講,看著講稿,就實在... 我看了三分鐘就睡著了 Zzzz.....

反過來說,現在很多時候的報告都是趕鴨子上架,即使想要準備好也沒時間準備 [嘆氣]。

下面是之前看到的一個講投影片的文章,順便轉貼上來,除了充篇幅之外,也算是給那些有準備好、也想講好的人一個... 嗯... 另外的觀點。

學術的演講也可以(本來就要!!)很有吸引力!


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使用簡報軟體的九大錯誤

  常運用簡報軟體進行演講或報告嗎?就算是一些知名的企業主管
,也常常變成糟糕的演講者,因為他們錯以為科技可以幫他們化腐朽
為神奇。

  美國溝通訓練顧問布赫(Dianna Booher),日前於CEO
Refresher 雜誌指出,很多人在使用簡報軟體時,常犯以下九大錯誤:

1.用簡報軟體掩飾所有問題。
  主講者把簡報軟體視為報告內容的提示卡、填補報告多餘的時間
,或者讓雙手有事可忙,避免不知所措。簡報軟體成為掩飾問題的盾
牌,沒有發揮應有的功能。

2.簡報軟體成為主角。
  簡報軟體的重要性超越了主講者,報告主軸不應該是主講者引導
聽眾,從一張投影片到下一張投影片。主講者才是主角,簡報軟體只
是發揮助功效果的配角。不要有「既然要使用簡報軟體,不如就多做
幾張投影片」的心態,平均而言,報告時每分鐘最多使用一張投影片


3.使用冗長的條列內容。
  使用簡報軟體時,最糟的情況是,投影片上只有密密麻麻的文字
,其次是,投影片上點列出一長串只有一、二個字的內容,看起來有
如家庭主婦的購物清單。應該思考如何以純文字以外的方式表達,增
加照片或圖表等視覺元素。

4.選擇不適合的視覺輔助工具。
  實物或模型適合說明,圖表適合顯示趨勢或比較,照片和卡通則
適合表達概念。了解報告的目的,選擇最適合報告的視覺輔助工具。

5.對著簡報軟體報告。
  主講者對報告內容應該熟悉到可以看著聽眾,而不是一直看著簡
報軟體,尤其忌諱把簡報軟體上的內容逐字照著唸。

6.把簡報軟體工具擺放在舞台中央。
  在聽眾正前方的應該是主講人,而不是簡報軟體工具,如果主講
者站在一旁,會成為唸旁白的角色。在大部份的演講報告場所中,把
播放簡報軟體的螢幕,斜置於舞台的一角,主講者站在舞台的中央,
是較佳的選擇。

7.製造混亂。
  投影片避免添加無關的圖文,也避免丟給聽眾一大堆的數字,這
兩種情況都會造成模糊焦點的效果。在版面方面,統一字型和大小,
二者都以適合聽眾閱讀為考量標準,不要製造視覺上的混亂。善用留
白,幫助聽眾看出哪些是主要概念,哪些則是次要概念。在數字方面
,只給予聽眾關鍵的數字,例如,公司的支出增加了四0%,如果必
要,其他的次要數字可以印成講義,供聽眾在報告後參考。

8.充斥過多的訊息。
  一張投影片應該只有一個主要概念,使用簡報軟體的一個主要目
的,是簡化複雜的資訊,如果聽眾必須仔細研究才能了解軟體上的內
容,便失去了原來的意義。

9.投影片轉換過於花俏。
  投影片轉換的方式會影響簡報的速度感,如果投影片是以逐漸淡
出和淡入的方式轉換,報告的步調會顯得比較慢;如果是以快速飛出
和飛入的方式處理,步調則會顯得比較快。設法統一轉換的風格。

資料來源:EMBA 電子報 2003.11.10